pengantar ilmu administrasi

BAB I

HAKIKAT KONSEP ADMINISTRASI

Administrasi berasal dari bahasa Latin : Ad = intensif dan ministrare = melayani, membantu, memenuhi. Administrasi merujuk pada kegiatan atau usaha untuk membantu, melayani, mengarahkan, atau mengatur semua kegiatan di dalam mencapai suatu tujuan.

·         Administer = pembantu, abdi, kakitangan, penganut.

·         Adminitratio = pemberian bantuan, pemeliharaan, perlakuan, pelaksanaan, pimpinan, pemerintahan, pengelolaan.

·         Administro = membantu, mengabdi, memelihara, menguruskan, memimpin, mengemudikan, mengatur.

·         Administrator = pengurus, pengelola, pemimpin.

·         Administrasi adalah proses yang pada umumnya terdapat pada semua usaha kelompok, pemerintah atau swasta, sipil atau militer, besar atau kecil (White, 1958).

·         Administrasi sebagai kegiatan kelompok yang mengadakan kerjasama guna menyelesaikan tugas bersama (Simon, 1958).

·         Administrasi didefinisikan sebagai bimbingan, kepemimpinan dan pengawasan usaha kelompok individu guna mencapai tujuan bersama (Newman, 1963).

·         Pengertian Administrasi dalam bahasa Indonesia ada 2 (dua) :

·         Administrasi berasal dari bahasa Belanda, “Administratie” yang merupakan pengertian Administrasi dalam arti sempit, yaitu sebagai kegiatan tata usaha kantor (catat-mencatat, mengetik, menggandakan, dan sebagainya). Kegiatan ini dalam bahasa Inggris disebut : Clerical works (FX.Soedjadi, 1989).

·         Prajudi Atmosudirjo (1980), tatausaha pada hakikatnya merupakan pekerjaan pengendalian (the handling) informasi.

·         J. Wajong (1962), kegiatan administrasi meliputi pekerjaan tatausaha yang bersifat mencatat segala sesuatu yang terjadi dalam organisasi untuk menjadi bahan keterangan bagi pimpinan.

·         Ali Mufiz yang mengutip pendapat Munawardi Reksohadiprawiro (1984), administrasi berarti tatausaha yang mencakup setiap pengaturan yang rapi dan sistematis serta penentuan fakta-fakta secara tertulis dengan tujuan memperoleh pandangan yang menyeluruh serta hubungan timbal balik antara satu fakta dengan fakta lainnya.

Administrasi secara sempit diatas dapat dirangkumkan dalam tiga kelompok, yaitu:

·         Korespondensi atau surat-menyurat yaitu, rangkaian aktivitas yang berkenaan dengan pengriman informasi secara tertulis mulai dari penyusunan, penulisan sampai dengan pengiriman informasi hingga sampai kepada pihak yang dituju.

·         Ekspedisi, yaitu aktivitas mencatat setiap informasi yang dikirim atau diterima.

·         Pengarsipan, yaitu proses pengaturan dan penyimpanan informasi secara sistematis sehingga dapat dengan mudah dan cepat ditemukan setiap diperlukan

·         Administrasi dalam arti luas, berasal dari bahasa Inggris “Administration” , yaitu proses kerjasama antara dua orang atau lebih berdasarkan rasionalitas tertentu untuk mencapai tujuan bersama yang telah ditentukan (S.P. Siagian, 1973)

·         Administrasi adalah segenap rangkaian kegiatan penataan terhadap pekerjaan pokok yang dilakukan oleh sekelompok orang dalam kerja sama mencapai tujuan tertentu. (The Liang Gie, 1980)

·         Administrasi adalah keseluruhan proses pelaksanaan kegiatan yang dilakukan oleh dua orang atau lebih yang terlibat dalam suatu bentuk usaha kerja sama demi tercapainya tujuan yang ditentukan sebelumnya. (Sondang P. Siagian, 1980)

·         Administrasi (lat. Administrare), meliputi segala proses pelaksanaan tindakan kerja sama sekelompok manusia untuk mencapai suatu tujuan yang telah ditentukan. (Ensiklopedia Indonesia, 1980)

·         Administrasi adalah suatu daya upaya manusia yang kooperatif, yang mempunyai tingkat rasionalitas tinggi. (Dwight Waldo, 1971)

·         Administrasi adalah keseluruhan proses dari aktivitas-aktivitas pencapaian tujuan secara efesien dengan dan melalui orang lain. (Stephen P. Robins, 1983)

Ciri pokok untuk disebut sebagai administrasi, yaitu:

1.    Sekelompok orang, artinya kegiatan adminstrasi hanya mungkin terjadi jika dilakukan oleh lebih dari satu orang.

2.    Kerja sama, artinya kegiatan administrasi hanya munkin terjadi jika dua orang atau lebih bekerja sama. Menurut Gibson, dkk (1983) kelompok kerjasama formal dan informal dibentuk karena pemuasan kebutuhan (the statisfaction of needs), kedekatan dan daya tarik (proximity and attraction), tujuan kelompok (group goals), dan alasan ekonomi (economic reasons)

3.    Pembagian tugas, artinya kegiatan administrasi bukan sekedar kegiatan kerja sama, melainkan kerja sama tersebut harus didasarkan pada pembagian kerja yang jelas.

4.    Kegiatan yang runtut dalam suatu proses, artinya kegiatan administrasi berlangsung dalam tahapan-tahapan tertentu secara berkesinambungan.

5.    Tujuan, artinya sesuatu yang diinginkan untuk dicapai melalui kegiatan kerja sama.

Albert Lepawsky menunjukkan 6 peranan administrasi dalam kehidupan dan perkembangan masyarakat:

1.    The Universal Importance of Administration

ü  Bahwa administrasi sebagai studi ilmiah yang serius diperlihatkan dari disintegrasi bagi kurangnya abilitas adminstrasi dan efisiensi manajemen terutama pada periode Perang dunia II

ü  Fayol katakan, melalui pengetahuan administrasi kita mengerti peranan orang, komando, koordinasi dan control yang jadi dasar untuk tenaga kerja (workman)

ü  Dengan demikian tiap orang membutuhkan Adm sehingga adm adalah suatu subyek dari kepentingan universal.

2.    The stabilizing role of administration in society

ü  Paul pigors menyatakan bahwa fungsi primer administrasi adalah untuk stabilisasi institusi-institusi social.

3.    The role administration in social change

ü  Brook adam mengatakan bahwa fungsi pokok administrasi adalah jaminan stabilitas social dengan sediakan fasilitas bagi perubahan social.

4.    The treat of a managerial revolution

ü  James burnham : kualitas esensial dari the emerging society adalah karakter manajemennya, bahwa dalam kenyataan manajer-manajer mempersiapkan untuk taken over masyarakan modern.

5.    The prospect of a managerial evolution

ü  Charles merriem: bahwa lambat laun akan diberikan atribut posisi manajer dari suatu masyarakat demokratik.

ü  Ia menyebut organisasi pemerintahan tidak lain merupakan organisasi manajerial.

6.    Adminstration as the key to modern society

ü  Charles A. Besrd : Masyarakat modern adalah masayarakat besar. Setiap usaha masyarakat modern akan mendapatkan ketenangan dibawah adminstrasi.

Administrasi adalah segenap proses penyelenggaraan dalam setiap usaha kerjasama sekelompok manusia untuk mencapai tujuan tertentu.

Proses adalah rangkaian perbuatan manusia yang mengandung maksud tertentu yang memang dikehendaki oleh yang melakukan perbuatan itu. Disini termasuk pula segenap aktivitas yang terjadi sebagai akibat perbuatan itu.

Perbuatan adalah suatu kegiatan manusia yang mengandung maksud tertentu berupa tindakan dan pemikiran.

Prosedur adalah suatu rangkaian metode yang telah menjadi pola tetap dalam melakukan sesuatu pekerjaan yang merupakan suatu kebulatan.

Suatu rangkaian prosedur yang telah merupakan suatu kebetulan untuk melaksanakan fungsi disebut sistem

Metode  adalah cara yang telah  menjadi pasti ketepatannya dan merupakan pola dalam mekukan suatu pekerjaan. Apabila metode merupakan kamahiran dari seseorang yang sudah tergolong ahli, ini disebut teknik

BAB II

SEJARAH PEMIKIRAN ADMINISTRASI

ü  Pemikiran yang dikembangkan oleh para ahli teori klasik yang dianggap sebagai perintis dan menjadi fondasi untuk ilmu administrasi modern:

ü  Charles Babbage, Henry R.Tone, Fredrick Winslow Taylor, Gilbreths, Henry L.Grant, Harrington Emerson, Henry Fayol, James D. Money, Lyndal F.Urwick, Chester I. Barnard

ü  Para ahli Adm modern yang dikembangkan dari pendekatan-pendekatan psikologis terutama dipelopori oleh Elton Mayo, hugo Munsterberg yang dikenal dengan hubungan manusia, dan juga aliran-aliran perilaku, teori proses, pendekatan kuantitatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi

ü  Para ahli teori klasik terutama menekankan pada pemikiran F.W Taylor dan Henry Fayol dan Max Webber dengan kontribusi dari para ahli teori klasik lainnya

ü  Kemudian membahas pendikatan hubungan manusia, pendekatan prilaku, pendekatan proses, pendekatan kuantatif, pendekatan sistem dan pendekatan kontingensi yang merupakan acuan pendekatan studi dalam administrasi modern.

ü  Teori selalu berkembang dan tidak  mengenal akhir. Apalagi tidak satu teoripun yang bisa gambarkan secara lengkap tentang kenyataan kerja sama keorganisasian yang kita alami

ü  Oleh sebab itu teori klasik bukan berarti sudah kadaluarsa dan teori modern dan kontemporer adalah up to date, tetapi kedua-duanya saling lengkapi atas kelemahan masing-masing.

ü  Meskipun demikian baru pada akhir abad 19 awal abad 20 pengalaman tersebut ditelaah dan dianalisis secara ilmiah yang dikumpulkan dalam satu disiplin ilmu yaitu Ilmu Administrasi

ü  Melalui analisis sejarah dapat dilacak dan diketahui bahwa kira-kira tahun 1300 SM bangsa mesir telah mengenal Administrasi, Max webber “Mesir sebagai satu-satunya Negara paling tua yang memiliki Administrasi Birokratik”.Demikian juga tiongkok kuno, dapat diketahui tentang konstitusi Chow yang dipengaruhi oleh ajaran Confucius dalam “administrasi Pemerintahan”. Yunani (430 SM) dengan susunan kepengurusan Negara yang demokratis, Romawi dengan “de ofiis” dan “de Legibus”nya Marcus Tullius Cicero dan abad 17 di perusia, Austria, Jerman, dan Prancis dengan Kameralisyang mengembangkan Administrasi Negara, Misalnya : Sistem Pembukuan dalam hal administrasi keuangan Negara, Markantilis (sentralisasi Ekonomi dan politik) dan Kaum Fisiokrat yang berpengaruh selama kurun waktu 1550 – 1700 san

ü  Fakta administrasi seperti dikemukakan diatas hingga 1886 dikenal sebagai praktek dan teknik kerjasama sebagai seni administrasi yang belum ditelaah secara ilmiah. Adapun puncak analisis ilmiah mengenai fenomena administrasi berdasarkan fakta sejarah dimulai pada akhir abad 19 dengan munculnya gerakan manajemen ilmiyah yang dipelopori F.W Taylor (1856 -1925) dan gerakan general and industrial administration yang dipelopori H. Fayol (1841-1925) sekaligus beri identitas ilmu bagi adminstrasi  yang kemudian desempurnakan dengan munculnya berbagai teori dan pendekatan studi administrasi.

Adapun tahap-tahap perkembangan Administrasi dan manajemen  dapat dikemukakan sebagai berikut :

A.    Perkembangan Administrasi dan  Manajemen  sebagai  Seni

Pekembangan administrasi dan manajemen sebagai seni meneurut Siagian (1977) dapat dibagi menjadi 3 fase utama yaitu :

1.    Fase Pra Sejarah yang berakhir pada tahun 1 masehi.

2.    Fase Sejarah yang berakhir pada tahun 1886, dan

3.    Fase Modern yang dimulai pada tahun 1886 dan yang masih berlangsung hingga sekarang ini.

Fase Pra Sejarah

Banyak bukti-bukti yang menunjukkan bahwa prinsip-prinsip Administrasi telah dilaksanakan pada fase sejarah ini, meskipun mungkin masyarakat purba pada masa itu tidak secara sadar melaksanakannya.

Beberapa peradaban yang dapat di gunakan untuk melacak fenomena-fenomena administrasi dan manajemen serta prinsip-prinsip yang telah dijalankan sebagai bukti-bukti perkembangan administrasi dan manajemen dalam kurung waktu fase sejarah adalah sebagai berikut :

1.    1.                  Peradaban Mesopotamia.

Pada zaman Mesopotamia ini telah dijalankan prinsip-prinsip administrasi dan manajemen terutama di bidang pertanian, perdagangan, komunikasi, pengangkutan terutama pengangkutan sungai bahkan masyarakat Mesopotamia telah menggunakan logam sebagai alat tukar menukar yang memperlancar jalannya perdagangan.

1.    2.                  Peradaban Babilonia

Administrasi perdagangan, pemerintahan, perhubungan dan pengangkutan telah berkembang pula dengan baik sejak zaman Babilonia ini. Peradaban Babilonia telah berhasil pula membina suatu sistem administrasi dan manajemen dibidang teknologi, yaitu dengan adanya taman gantung yang sampai saat ini belum dapat ditandingi oleh teknologi   manusia modern.

1.    3.                  Mesir Kuno

Analisis terhadap peninggalan-peninggalan zaman pra sejarah, membuktikan bahwa di Mesir kuno aspek administrasi dan manajemen yang sangat berkembang ialah penataan usaha kerja sama di bidang pemerintahan, militer, perpajakan dan pertanian (termasuk irigasi). Piramida di Mesir juga merupakan pembuktian bahwa dalam pembangunan peninggalan sejarah itu telah melibatkan ratusan ribu orang yang bekerjasama, dan tentunya didasari dengan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan atau pengerahan tenaga, dan pengawasan yang sifatnya formal. Di Mesir juga ditemukan bukti-bukti bahwa orang-orang Mesir telah menerapkan system desentralisasi dan penggunaan staf penasehat 2000 tahun sebelum masehi.

1.    4.                  Tiongkok Kuno

Yang paling menonjol dan merupakan perkembangan yang belum pernah terjadi sebelumnya ialah bahwa masyarakat dan pemerintahan Tiongkok Kuno telah berhasil menciptakan suatu sistem Administrasi kepegawaian yang sangat baik. Demikian baiknya ciptaan itu sehingga banyak prinsip-prinsip administrasi kepegawaian modern yang terkenal dengan istilah “Merit System” itu dipinjam dari prinsip-prinsip Administrasi kepegawaian Tiongkok Kuno.

Tokoh-tokoh terkenal pada zaman ini adalah :

a)         Confusius

Beliau terkenal tidak hanya sebagai ahli filsafat dan rohaniawan yang agung akan tetapi juga sebagai Negarawan dan Administrator yang besar. Selama jabatannya sebagai perdana menteri, Tiongkok Kuno menjadi sangat teratur, beliau telah menyusun apa yang ia sebut sebagai ketentuan Administrasi negara (Rules of Public Administration) yang merupakan kode etik bagi para pejabat pemerintah pada waktu itu.

b)          Chow

Chow pun pernah menjabat sebagai perdana menteri Tiongkok Kuno. Beliau telah menciptakan apa yang disebut Undang-Undang Chow (The Constitution of Chow) yang merupakan syarat-syarat yang harus dipenuhi oleh setiap pegawai negeri. Syarat-syarat itu cukup berat sekalipun dilihat dari kacamata modern sekarang ini, yaitu : kejujuran, kecakapan, pengabdian kepada kepentingan umum, pengetahuan yang mendalam tentang kondisi negara,, kemampuan selalu sibuk dan produktif.

c)           Moti

Beliau ini dipandang sebagai perdana menteri yang berpandangan sosialime pertama di dunia dan sumbangnnya yang terpenting adalah perbaikan di bidang pertanian.

1.    5.                  Romawi Kuno.

Pekembangan Administrasi pada zaman Romawi Kuno dibuktikan dengan adanya ahli filsafat terkenal yaitu CICERO, terutama dalam 2 bukunya yang masing-masing berjudul “ De Office ” dan “ De Legibus  (The Low). Dalam buku tersebut dijelaskan bahwa pemerintah Romawi Kuno telah berhasil memerintah daerah yang sangat luas dengan penggunaan apa yang dikenal sekarang dengan istilah “System Approach”. Tugas-tugas pemerintah dibagi dalam departemen-departemen yang disebut “Magistrates” yang dipimpin oleh seorang magistrator. Disamping itu, pemerintah Romawi Kuno telah berhasil pula mengembangkan Administrasi Militer, Administrasi Pajak, Administrasi Perhubungan lebih dari zaman-zaman sebelumnya.

1.    6.                  Yunani Kuno.

Sumbangan terkenal dari Yunani Kuno yang mempengaruhi jalannya proses administrasi ialah pengembangan konsep demokrasi. Meskipun konsep demokrasi pada zaman Yunani Kuno berbeda dengan konsep yang kini umum belaku di dunia. Sebagaimana diketahui, demokrasi dalam bahasa Yunani terdiri dari 2 kata yaitu “demos”  yang berarti rakyat dan “krato” yang berarti kekuasaan. Jadi kekuasaan rakyat. Letak perbedaan konsep demokrasi di kala itu dan sekarang ialah terletak pada perbedaan interpretasi tentang “rakyat”. Yang tergolong kepada rakyat dari suatu polis (Negara kota) pada zaman yunani kuno hanya terbatas pada mereka yang memenuhi syarat-syarat sebagai berikut:

1.    Pria

2.    Dewasa ( 21 Tahun )

3.    Lahir di  Athena ( sebagai polis terbesar dan terpenting )

4.    Orang Tua warga negara Athena.

Pembatasan pengertian “rakyat” ini memang logis bagi rakyat Yunani Kuno karena 75 % dari penduduk Athena terdiri dari pendatang atau budak belian.

Dengan pembatasan-pembatasan ini pun Yunani Kuno telah berhasil menciptakan parlemen pertama di dunia yang pada waktu itu disebut “Dewan Orang-Orang Tua yang Bijaksana”. Urusan-urusan di bidang pertahanan diatur sendiri oleh suatu dewan yang disebut  “Dewan Militer”.

Suatu ciri khas dari masyarakat Yunani Kuno ialah bahwa orang-orang yang tergabung sebagai rakyat, paling sedikit satu kali dalam hidupnya harus menjadi pegawai negeri tanpa bayaran.

Dengan uraian perkembangan Administrasi pada fase Pra Sejarah ini, jelas menunjukkan bahwa pada mulanya Administrasi Negara berkembang jauh lebih pesat dari Administrasi Niaga, sedangkan pada zaman modern sekarang ini kelihatannya keadaannya terbalik. Penyebabnya antara lain ialah perkembangan industri  dan teknologi yang sangat pesat.

1.    a.                  Fase Sejarah Hingga Revolusi Industri

·         Gereja katolik

Mempunyai sumbangan besar terhadap pemikiran adm melalui praktek adm terutama dalam organisasi 1000 tahun yang lalu, memberi kontribusi dalam hal Hirarki otoritas, spesialisasi aktivitas sepanjang garis fungsional dan konsep staf.

·         Nicolo Machiaveli

Merupakan orang yang memberi kontribusi secara individual terhadap pengembangan pemikiran administrasi dan management, lahir pada tahun 1469 ia membuat analisis sistematis tentang Prince’s (manajer) job dan dari itu dikembangkan prinsip-prinsip prektis yang digunakan sekarang ini seperti telah ada 500 tahun lalu. Dalam the prince dan the Discoources, Machiaveli 4 prinsip-prinsip kepemimpinan yaitu

1)      Pentingnya Relying upon mass consent. Otoritas prince adm pemimpin datang dari adm yang diberikan oleh bawahan. Tak seorangpun menjadi pimpinan tanpa disetujui pengikut.

2)      Pemimpin harus Stive for cohesiveness dalam organisasi.

3)      Prince harus mempunyai satu kemauan untuk survive

4)      Prince harus mejadi pimpinan yang perhatikan wishdom, kindness dan justice, sifat yang diuji pada setiap waktu

Dalam fase ini timbul di daerah Eropa tiga kelompok sarjana yang terdapat pada 3 negara yang berbeda-beda dan mempunyai pandangan yang garis besarnya sama yaitu :

1.    Kaum Kameralisten yang terdapat di Jerman dan Australia.

2.    Kaum Merkantilizen di Inggris, dan

3.    Kaum Fisiokraten di Perancis.( Siagian, 1977)

Mereka ini sebenarnya adalah pelopor-pelopor Administrasi ilmiah, karena inti dari teori-teori mereka ialah bahwa perekonomian dari pada suatu negara hanya bisa akan kuat apabila kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dilaksanakan sebaik-baiknya, akan tetapi administrasi dan manajemen belum diketemukan pada waktu itu, maka mereka digolongkan sebagai  ahli ekonomi.

Bukti yang dapat diketengahkan dari ketiga kelompok ahli tersebut sebagai pelopor Administrasi dan manajemen ilmiah ialah hasil karya mereka, diantaranya adalah George Von zincke yang telah menghasilkan 537 karya ilmiah dari 175 diantaranya membahas Administrasi pertanian.

·         Revolusi Industri

Inovasi teknologi dari revolusi industri memberi dampak dinamik terhadap pemikiran-pemikiran adm dan manajemen terjadi di inggris antara tahun 1700-1785, revolusi industri di inggris mengubah manusia di segala bidang termasuk di bidang adm dan manajemen sebagai sebagai teknik dan praktek kerjasama manusia.

Pada abad 18 dan 19 terjadi revolusi teknologi  di inggris. Tenaga manusia digantikan oleh mesin dan mesin-mesin uap menghasilkan tenaga yang lebih murah dan lebih efisien.

Pada fase revolusi industri, Richard Arkwright memberi kontribusi dalam penggunaan efficient managerial principles yang berhubungan dengan produksi yang kontinu, koordinasi mesin-mesin, material, orang-orang , capital, factory disiplin dan tanda- tanda pembagian kerja. Adam Smith juga memberi kontribusi tentang pembagian kerja, dimana ditunjukkan bahwa spesialisasi dapat meningkatkan efisiensi, Perkembangan pemikiran dalam periode waktu hingga 1886 lebih merupakan adm dan manajemen sebagai praktek pengaturan kerjasama untuk mencapai tujuan, administrasi lebih dikenal sebagai “seni”

Fase Modern

Fase modern ini ditandai dengan lahirnya gerakan Manajemen Ilmiah yang dipelopori F.W.Taylor sebagai seorang sarjana Pertambangan. Taylor memperhatikan bahwa effisiensi dan produktifitas buruh tidak terlalu tinggi disebabkan terlalu banyaknya waktu dan gerak-gerik kaum buruh yang tidak produktif. Kemudian Taylor mengadakan penyelidikan tentang hal-hal tersebut yang disebut “ Time and Motion Study “ dan hasilnya dituliskan dalam suatu buku yang berjudul “ The Principles of Scientific Management “ dan diterbitkan pada tahun 1911 setelah terlebih dahulu dibacakan dalam kongres para sarjana teknik  Amerika.

Demikian pula di Prancis seorang ahli pertambangan yang bernama Henri Fayol. Beliau menyelidiki sebab musabab kegagalan perusahaan yang ditempatinya bekerja. Berkat usahanya itu perusahaan tersebt dapat diselamtkan dari kehancuran. Dan kemudian hasil pemikirannya itu dituangkan dalam suatu buku yang terbit pada tahun 1916, dan pada tahun 1930 diterjemahkan kedalam ke dalam bahasa inggris dengan judul “ General and Industrial  Management “.

Pada dasarnya kedua tulisan dari ahli tersebut diatas saling melengkapi, karena Taylor menyoroti pada pelaksana dan pimpinan tingkat rendah, sedang Fayol menyoroti golongan pimpinan tingkat atas dari suatu organisasi.

Kedua tokoh inilah yang memegang peranan dan memberikan sumbangan yang sangat besar dalam meletakkan dasar pertumbuhan administrasi dan manajemen sebagai ilmu pengetahuan. Karenanya F.W. Taylor dijuluki sebagai Bapak Gerakan Managemen Ilmiah dan H. Fayol dijuluki sebagai Bapak Teori Administrasi.

1.    B.     Perkembangan Administrasi sebagai “Ilmu”

Puncak perkembangan organisasi dan manajemen pada fase sejarah adalah permulaan abad 18 melalui karya charles babbage (1792-1871) seorang ahli matemartika di universitas Cambridge inggris. Dalam bukunya “the economy of manufacture” menekankan pentingnya efisiensi dalam usaha pencapaian tujuan dan pentingnya pembagian kerja, pada awalnya buku itu tidak mendapat perhatian tetapi setelah lahirnya gerakan manajemen ilmiyah di AS yang dipelopori F.W Taylor (1886) buku tersebut mulai diperhatikan dan diselidiki. Lahirnya manajemen ilmiah merupakan fase modern dalam perkembagan administrasi  dan merupakan titik awal perkembangan administrasi sebagai ilmu pengetahuan, Pada fase modern pengembangan administrasi dan manajemen mulai menggunakan metode-metode sehingga fase ini meupakan fase perubahan administrasi dan manajemen sebagai prektek dan teknik kerjasama sebagai seni menjadi sebagai ilmu

Pelopor pemikiran administrasi dan manajemen sebagai ilmu dengan menggunakan metode-metode ilmiyah adalah F.W Taylor dalam karyanya “shop Management” (1911) dan H.Fayol dalam karyanya “Administration Indutrialle et Generale” Manajemen Umum dan Industri.

1.    Manajemen Ilmiah

Charles Babbage, yang pada permulaan abad 18 telah menulis buku yang berjudul “The Economy of manufacture”  dalam buku tersebut mengemukakan pentingnya efisiensi dalam usaha mencapai tujuan. Namun selama hampir satu abad hasil karya ini terlupakan dan baru diselidiki kembali setelah lahirnya manajemen ilmiah ( scientific management movement ), yang  dipelopori oleh Frederick Winslow Taylor di Amerika Sertikat. Gerakan ini dimulai tahun 1886 dan menandai 2 hal yaitu : (1) berakhirnya status administrasi dan manajemen sebagai seni semata-mata, tetapi mulai berdwistatus karena administrasi dan manajemen itu berstatus pula sebagai ilmu, dan (2)  berakhirnya fase sejarah dalam perkembangan administrasi dan manajemen dan tibanya fase modern yang dimulai pada tahun 1886 dan  yang masih berlangsung terus hingga dewasa ini.

Taylor adalah orang pertama yang mengembangkan manajemen ilmiah. Taylor terkenal sebagai Bapak Manajemen Ilmiah karena hasil penelitiannya yang telah dibukukan tentang usaha-usaha untuk meningkatkan produktivitas kerja berdasarkan waktu dan gerak pada tahun 1886, dijadikan sebagai pegangan penting bagi para buruh dan manajer. Dalam penelitiannya itu, ia berpendapat bahwa efesiensi perusahaan rendah karena banyak waktu dan gerak-gerak buruh yang tidak produktif.

Selain itu, taylor telah memberikan prinsip-prinsip dasar penerapan pendekatan ilmiah dalam manajemen dan mengembangkan teknik-teknik untuk mencapai efisiensi dan keefektifan organisasi. Ia berasumsi bahwa manusia harus diperlakukan seperti mesin. Dalam bekerja, setiap manusia harus diawasi oleh supervisor secara efektif dan efisien.

Kritik yang sangat keras dari para ahli perilaku yang mengecam penganut Taylor menyatakan bahwa Taylor dan penganutnya telah memperlakukan para pekerja secara tidak manusiawi. Untuk mengatasi kelemahan pendekatan manajemen klasik, muncul pemikiran para ahli berikutnya dengan pendekatan baru yang disebut teori organisasi klasik.

Manajemen ilmiah ini dikembangkan oleh Robert Owen, Charles Babbage, Frederick W. Taylor, Henry L. Gantt dan pasangan Gilberth. Pada dasarnya manajemen ilmiah timbul disebabkan adanya kebutuhan untuk meningkatkan produktivitas. Kontribusi manajemen ilmiah sangat besar artinya bagi dunia kini. Hal ini ditunjukkan bahwa metode manajemen ilmiah dapat diaplikasikan pada berbagai aktivitas organisasi di samping organisasi manufakturing. Sedangkan Teori Organisasi Klasik yang dikembangkan oleh Henry Fayol timbul krena adanya dampak dari adanya organisasi yang kompleks. Fayol berpendapat bahwa praktik manajemen yang baik memiliki suatu pola tertentu yang dapat diidentifikasikan dan dianalisis. Kontribusi besar bagi pola pikir manajemen menurut Fayol adalah manajemen bukanlah suatu bakat tetapi suatu keterampilan seperti halnya keterampilan lainnya. Oleh karena itu, manajemen dapat diajarkan, asalkan prinsip yang mendasarinya dipahami dan teori umum mengenai manajemen dirumuskan. Dengan demikian, menjadi seorang manajer bukan karena pembawaan, tetapi pelatihan dan pengalaman memberikan andil yang besar.

1.    Teori Administrasi

Teori organisasi klasik disebut juga teori administratif. Salah seorang tokohnya adalah Fayol (1841-1925). Fayol terkenal sebagai Bapak Teori Ilmiah. Dalam bukunya yang terkenal dengan judul Administration Industrielle et Generale, Fayol mengemukakan teori dan teknik administratif untuk mengelola organisasi yang kompleks. Sebagai manejer utama di pabrik tambang dan metalurgi yang sangat terkenal di Eropa, Fayol yakin bahwa kesuksesannya merupakan keterampilan mengembangkan pengalaman dan introspeksi.

Teori administrasi adalah bagian kedua dari tiga dasar teori klasik organisasi (Hick dan Gullett, 1975). Di sini terdapat perbedaan yang dibiaskan pada praktek manajerial dalam teori administrasi. Mengingat teori birokrasi memberikan penjelasan  organisasi yang dibangun secara “ideal”, teori administrasi merumuskan strategi spesifik untuk menerapkan struktur birokrasi. Teori administrasi menterjemahkan banyak prinsip dasar model birokrasi secara deskriptif ke dalam prinsip praktek manajerial preskriptif. Buktinya, teori administrasi memiliki gelar populer sebagai “prinsip manajemen” (Hick dan Gullett, 1975).

Selain itu, Fayol juga mengetengahkan empat belas prinsip administrasi yang sangat terkenal dan fungsi manajemen, yaitu Planning, Commanding, Coordinating and Controlling.

Empat belas prinsip administrasi :

·         Pembagian kerja atau spesialisasi meningkatkan produktifitas karena orang memusatkan perhatian pada pekerjaan sesuai dengan keahlian.

·         Wewenang dan tanggung jawab harus ada dalam pelaksanaan kegiatan. Perlu ada rangsangan untuk kegiatan yang dilaksanakan dengan baik dan sanksi bagi pelaksanaan kegiatan yang tidak baik.

·         Harus ada disiplin, yaitu rasa hormat dan taat pada peranan dan tujuan organisasi.

·         Perlu kesatuan perintah. Bawahan hanya menerima perintah dan bertanggung jawb pada satu atasan.

·         Perlu adanya kesatuan pengarahan. Organisasi efektif bila para anggota bekerja sama berdasarkan tujuan yang sama.

·         Para anggota organisasi harus mendahulukan kepentingan umum dari pada kepentingan pribadi.

·         Pambayaran balas jasa harus bijaksana, adil, tidak eksploitatif dan memuaskan pihak-pihak.

·         Perlu diatur keseimbangan antara sentralisasi dan desentralisasi.

·         Hubungan antar tugas disusun atas dasar suatu hierarki atas bawah.

·         Harus ada order, aturan, ketertiban dimana ada suatu tempat untuk setiap orang yang seharusnya memang tempatnya.

·          Keadilan bagi personalia, persamaan perlakuan dalam organisasi.

·          Perlu kelangsungan, keamanan dan kepastian kerja bagi karyawan.

·          Dalam setiap tugas harus dimungkinkan untuk mengadakan prakarsa atau inisiatif.

·          Harus ada semangat korps menggalang kekuatan dengan persatuan atau kesetiakawanan, kebanggaan bersama dan merasa memiliki.

1.    Teori Birokrasi

Ahli lain dalam teori ini adalah Gulick, Urwick, Sheldon, Mooney dan Max Weber. Max weber merupakan seorang Jerman peletak dasar sosiologi di Jerman, yang kemudian dikenal sebagai Bapak Birokrasi, ikut serta mempengaruhi perkembangan teori administrasi. Birokrasi menurut Weber merupakan ciri dan pola organisasi yang strukturnya dibuat sedemikian rupa sehingga mampu memanfaatkan tenaga ahli secara maksimal.

Max Weber, seorang sosiolog Jerman menulis sebuah alasan yang menggambarkan bentuk birokrasi sebagai cara ideal mengatur organisasi pemerintahan melalui prinsip-prinsip bentuk birokrasi antara lain harus terdapat adanya struktur hirarkis formal pada setiap tingkat dan di bawah kontrol dan dikendalikan dalam sebuah hirarki formal atas dasar dari perencanaan pusat dan pengambilan keputusan, manajemen dengan aturan yang jelas adanya pengendalian melalui aturan yang memungkinkan agar keputusan yang dibuat pada tingkat atas akan dapat dilaksanakan secara konsisten oleh semua tingkat di bawahnya, organisasi dengan fungsional yang khusus pekerjaan yang harus dilaksanakan oleh mereka yang benar merupakan ahli kemudian disusun dalam unit-unit berdasarkan jenis pekerjaan yang akan dilakukan berdasarkan keahlian, mempunyai sebuah misi target yang akan dituju atau yang sedangkan dilaksanakan dalam upaya agar tujuan agar organisasi ini dapat melayani kepentingan yang akan diberdayakan termasuk dalam misi untuk melayani organisasi itu sendiri harus melalui perhitungan pencapaian pada tujuan, perlakuan secara impersonal idenya agar memperlakukan semua pelaksana dan kepentingan diperlakukan secara sama sama dan tidak boleh dipengaruhi oleh perbedaan individu, bekerja berdasarkan kualifikasi teknis merupakan perlindungan bagi pelaksana agar dapat terhindar dari pemecatan sewenang-wenang dalam saat menjalankan tugasnya.

Karakteristik (ciri-ciri) birokrasi, menurut idealisasi yang coba dibangun oleh Max Weber, dapat disimpulkan sebagai berikut :

·         A hierarchical system of authority (sistem kewenangan yang hierakis)

·          A systematic division of labour (pembagian kerja yang systematic

·         A clear specification of duties for anyoneworking in it (spesifikasi tugas yang jelas)

·         Clear and systematic diciplinary codes and procedures (kode etik disiplin dan prosedur yang  jelas serta sistematis)

·         The control of operation through a consistent system of abstrac rules (kontrol operasi melalui sistem aturan yang berlaku secara konsisten)

·         A consistent applications of general rules to specific cases (aplikasi kaidah-kaidah umum kehal-hal  pesifik  dengan  konsisten)

·         The selection of emfloyees on the basic of objectively determined qualivication (seleksi pegawai yang didasarkan pada kualifikasi standar yang objektif)

·         A system of promotion on the basis of seniority or merit, or both (sistem promosi berdasarkan senioritas atau jasa, atau keduanya)

1.    Pendekatan Hubungan Manusiawi

Pendekatan ini muncul untuk merevisi teori manajemen klasik yang ternyata tidak sepenuhnya menghasilkan efisiensi produksi dan keharmonisan kerja. Para ahli selanjutnya melengkapi teori manajemen klasik dengan menerapkan sosiologi dan psikologi dalam manajemen.

Munsterberg(1863-1916), profesor psikologi Jerman yang mendapat sebutan Bapak Psikologi Industri, menyarankan agar penggunaan teknik-teknik manajemen menggunakan hasil eksperimen psikologi. Sebagai contoh, berbagai metode psikologi dapat digunakan untuk memilih kharakteristik tertentu yang cocok dengan kebutuhan suatu jabatan. Ia juga menyarankan agar faktor sosial dan budaya turut dipertimbangkan dalam suatu organisasi. Kontribusi utama dari Munsterberg untuk manajemen adalah aaplikasi psikologi industri dalam manajemen.

Penelitian Hawthorne yang dilakukan oleh Mayo (1880-1949) menghasilkan bahwa hubungan manusiawi merupakan istilah umum yang sering dipakai untuk menggambarkan cara interaksi manajer dengan bawahannya secara manusiawi. Asumsinya, jika manajer personalia memotivasi pekerja dengan baik maka hubungan manusiawi dalam organisasipun menjadi baik. Apabila moral dan efisiensi menurun, maka hubungan manusiawi dalam organisasipun menurun.

Ahli lain yang termasuk dalam pendekatan ini adalah Lewin, Roger, Morino, dan lainnya.

Keterbatasan dari teori hubungan manusiawi ini adalah bahwasanya konsep makhluk sosial tidaklah menggambarkan secara lengkap individu-individu di tempat kerjanya. Perbaikan kondisi kerja dan kepuasan kerja tidak menghasilkan perubahan produktivitas yang mencolok. Lingkungan sosial ti tempat kerja bukanlah satu-satunya tempat pekerja saling berinteraksi dengan unit lain di luar tempat kerja. Kelompok yang diteliti mengubah perilakunya karena merasa kelompoknya menjadi objek dan subjek penelitian.

1.    Pendekatan Teori Perilaku

Teori perilaku merupakan pengembangan dari pendekatan hubungan manusiawi. Pendekatan ini memandang bahwa perilaku manusia dipengaruhi oleh sistem sosialnya. Perilaku dapat dipahami melalui tiga pendekatan, yaitu:

1)      Rasional

Model rasional memusatkan perhatiannya pada anggota organisasi yang diasumsikan bersifat rasional dan mempunyai berbagai kepentingan, kebutuhan, motif dan tujuan. Pendukung model ini antara lain, Down dan Simon

2)      Sosiologis

Model ini lebih memusatkan perhatiannya kepada pengetahuan antropologi, sosiologi dan psikologi. Pendukung model ini antara lain Bern

3)      Pengembangan hubungan manusia

Model pengembangan hubungan manusia lebih memusatkan perhatiannya kepada tujuan yang ingin dicapai dan pengembangan berbagai sistem motivasi menurut jenis motivasi agar dapat meningkatkan produktivitas kerja. Pendukung model ini antara lain, Mc Gregor, Maslow, dan Bennis.

Keterbatasan dari pendekatan perilaku ini adalah bahwa beberapa ahli manajemen termasuk ahli perilaku percaya bahwa bidang perilaku tidak sepenuhnya nyata karena berkenaan dengan manusia yang bersifat unik. Model, teori dan istilah perilaku oleh ahli perilaku sangat kompleks dan abstrak untuk dipraktekkan para manajer. Dikarenakan perilaku manusia sangat unik, maka ahli-ahli perilaku sering berbeda dalam menyimpulkan penelitian, dan rekomendasinya pun sulit bagi manajer untuk memilih dan melaksanakannya.

1.    Pendekatan Kuantitatif

Pendekatan kuantitatif ditandai dengan berkembangnya tim penelitian operasi dalam pemecahan masalah-masalah industri. Pendekatan ini didasari oleh kesuksesan tim penelitian operasi Inggris pada PD II. Teknik-teknik penelitian operasi ini semakin berkembang sejalan dengan kemajuan komputer, transportasi dan komunikasi. Teknik-teknik penelitian operasi selanjutnya disebut sebagai pendekatan manajemen ilmiah.

Pendekatan manajemen ilmiah dipakai dalam banyak kegiatan seperti penganggaran modal, manajemen produksi, penjadwalan, pengembangan strategi produk, pengembangan SDM dan perencanaan program. Langkah-langkah manajemen ilmiah yaitu: perumusan masalah, penyusunan suatu model matematis, penyelesaian model, pengujian model, penetapan pengawasan atas hasil, pelaksanaan (implementas).

1.    Pendekatan Sistem

Defenisi sistem begitu banyak dikemukakan oleh ahli. Menurut Shore & Voich (1974) sistem ialah suatu keseluruhan yang terdiri dari sejumlah bagian-bagian. Menurut Gerald, et al. (1981) sistem ialah tata cara kerja yang saling berkaitan, dan bekerja sama membentuk suatu aktivitas atau mencapai suatu tujuan tertentu. Sistem dapat dipandang sebagai suatu hal yang tertutup atau terbuka. Sistem tertutup adalah sistem yang tidak dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungannya, sedangkan sistem terbuka ialah sistem yang dipengaruhi oleh lingkungannya.

Bentuk umum suatu sistem terdiri atas input, proses, output dan umpan balik. Umpan balik ialah hasil output untuk untuk memperbaiki input yang akan datang. Keempat unsur tersebut berada dalam suatu organisasi. Sebagai organisasi dengan sistem terbuka, maka organisasi dipengaruhi dan mempengaruhi lingkungan luarnya. Pendekatan sistem meliputi penerapan konsep-konsep yang cocok dari teori sistem untuk mempermudah pemahaman tentang teori organisasi dan praktik manajerial

Peningkatan mutu pendidikan dengan pendekatan sistem berarti mulai dari input, proses, output sampai kepada outcome pendidikan. Dalam praktiknya, peningkatan mutu pendidikan selama ini belum menggunakan pendekatan sistem. Peningkatan mutu cenderung berpikir output oriented. Mutu pendidikan hanya dinilai dari output pendidikan seperti hasil belajar dan ujian nasional. Padahal, dengan berpikir sebagai suatu sistem, mutu pendidikan tidak hanya ditentukan oleh nilai ujian nasional tetapi juga mutu input dan mutu prosesnya di dalam kelas.

1.    Pendekatan Kontingensi

Pendekatan ini mencoba untuk menerapkan berbagai pendekatan manajemen terdahulu pada kehidupan nyata atau kondisi dan situasi tertentu. Perbedaan kondisi dan situasi tertentu memerlukan pendekatan tertentu pula. Menurut pendekatan ini, tugas manajer ialah mengidentifikasi teknik tertentu yang paling cocok diterapkan pada situasi tertentu dalam mencapai tujuan organisasi, karena tidak ada satupun teknik manajemen yang universal yang dapat diterapkan dalam setiap situasi dan kondisi.

1.    Pendekatan Hubungan Manusiawi Baru

Pendekatan hubungan manusiawi baru merupakan pendekatan integratif yang menggabungkan pandangan positif terhadap hakekat manusia dengan studi organisasi secara ilmiah sehingga dapat menggambarkan kerja manajer yang efektif.

Burns dan Stalker menyatakan bahwa permulaan kebijakan administratif adalah kesadaran tentang belum optimalnya tipe-tipe sistem manajemen. Pendekatan hubungan manusia baru dimulai dengan teori pendekatan kontingensi menuju cara manajer seharusnya bertindak dalam lingkungannya.

Dari beberapa pendapat ahli tentang fungsi-fungsi manajemen, maka dapat disimpulkan bahwa fungsi-fungsi administrasi pendidikan meliputi 1) perencanaan, 2)pengorganisasian, 3)pengarahan, 4)pengendalian.

Dari berbagai pendekatan manajemen, dapat disimpulkan ada dua aliran manajemen, yaitu manajemen yang lebih berorientasi kepada tugas untuk meningkatkan produksi sebanyak-banyaknya dan manajemen yang berorientasi kepada manusia sebagai pelaksana tugas untuk meningkatkan hubungan manusiawi sebaik-baiknya.

Perkembangan pemikiran administrasi dan manajemen di Indonesia : suatu perspektif

Para pemegang kekuasaan merasakan kekurangan dan kelemahan administrasi dalam mengelola Pemerintahan, negara dan pembanguan. Maka pembangunan ilmu administrasi diwujudkan, antara lain dengan mendirikan Lembaga Pendidikan yang mengajarkan ilmu administrasi, contoh Lembaga Administrasi Negara (LAN).

BAB III

KEDUDUKAN ADMINISTRASI

1.    Administrasi sebagai Seni

Sebagaimana dikemukakan pada uraian dimuka, bahwa gerakan manajemen ilmiah yang dipelopori F.W. Taylor tahun 1886 menandai berakhirnya status administrasi dan manajemen sebagai seni  semata-mata, dan mulai berdwistatus, yaitu disamping sebagai seni juga sebagai ilmu.

Istilah “seni” atau art ini berasal dari  bahasa Latin yang berarti “skill” atau keahlian, kemahiran yang timbul dari dalam untuk mewujudkan sesuatu. Dengan demikian, administrasi dan manajemen yang dianggap seni adalah keahlian atau kemampuan kerja untuk mencapai sesuatu hasil yang diinginkan atau dengan kata lain administrasi dan manajemen ditinjau dari segi praktisnya.

The Liang Gie dalam buku Kamus Administrasi menjelaskan mengenai hal ini sebagai berikut : Pengertian seni Administrasi biasanya dilawankan denga ilmu Administrasi (The Science of Administration). Di sini, seni administrasi diartikan sebagai penggunaan kemahiran, kecerdikan, pengalaman, firasat dan penerapan pengetahuan secara sistematis yang dilakukan oleh seorang pejabat pimpinan dalam suatu usaha kerja sama sehingga tujuan usaha itu tercapai.

1.    Administrasi sebagai Ilmu

Disamping administrasi dan manajemen sebagai seni juga sebagai ilmu. Administrasi sebagai ilmu melalui perjuangan yang cukup lama dan diawali dengan praktek, ingat penyelidikan yang dilakukan oleh F.W. Taylor dan Henri Fayol yang kemudian melahirkan teori-teori yang sangat diperlukan dalam usaha meningkatkan efesiensi perusahaan. Kemudian perkembangan selanjutnya, administrasi tergolong sebagai ilmu karena telah memenuhi syarat-syarat ilmu pengetahuan. Adapun syarat-syarat yang dimaksud adalah : (1) tersusun secara sistematis, (2) obyektif-rasionil sehingga dapat dipelajari, (3) menggunakan metode ilmiah, (4) mempunyai prinsip-prinsip tertentu, (5) dapat dijadikan teori.

Semua syarat-syarat tersebut telah dipenuhi oleh Administrasi, seperti sistematika dapat dilihat dari segi unsur-unsurnya, obyek permasalahannya yaitu soal-soal kegiatan manusia dalam bekerja sama untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, hal ini dapat ditelaah secara obyektif dan rasionil. Sedangkan mengenai metode penyelidikannya meliputi pengamatan, percobaan dan analisis. Dan prinsip-prinsipnya ialah dari segi efesiensi.

Selanjutnya sebagai bukti administrasi dan manajemen sebagai ilmu pengetahuan ialah adanya lembaga-lembaga pendidikan yang membina ilmu administrasi ini. Seperti AIA  (Akademi Ilmu Administrasi), STAN (Sekolah Tinggi Administrasi Negara), Jurusan Administrasi Niaga/Negara dari perguruan tinggi baik yang berstatus negeri maupun swasta.

Disamping itu sebagai bukti pula beberapa sarjana yang berpendapat bahwa Administrasi sebagai ilmu diantaranya dapat dikemukakan sebagai berikut :

Luther Gullick, beliau mengatakan bahwa Administrasi berkenaan dengan terciptanya tujuan yang telah ditentukan. Jadi ilmu Administrasi adalah system pengetahuan, dengan pengetahuan tersebut manusia dapat mngerti hubungan-hubungan, meramalkan akibat-akibat dengan mempengaruhi hasil-hasil pada suatu keadaan di mana orang-orang secara teratur bekerja sama untuk tujuan bersama. Dalam ilmu Administrasi, baik Administrasi negara, Administrasi swasta hal baik menjadi asasnya ialah efisiensi. Tujuan pokok lmu Administrasi adalah terselenggaranya pekerjaan dengan penggunaan tenaga manusia dan benda yang sedikit-dikitnya.

Siagian (1977) mengemukakan pula bahwa, ilmu pengetahuan didefenisikan sebagai suatu obyek ilmiah yang memiliki sekelompok prinsip, dalil dan rumus melalui percobaan-percobaan yang sistematis dilakukan berulang kali telah teruji kebenarannya, prinsip-prinsip, dalil-dalil dan rumus-rumus mana dapat diajarkan dan dipelajari. Administrasi adalah suatu obyek ilmiah, yang telah memiliki prinsip-prinsip, rumus-rumus, dalil-dalil sehingga ia merupakan ilmu pengetahuan.

Akan tetapi harus diingat bahwa ilmu Administrasi yang tergolong kedalam ilmu-ilmu sosial mempunyai karakterstik yang berbeda dengan karateristik  ilmu-ilmu eksakta. Ilmu-ilmu eksakta mempunyai karateristik utama, yaitu bahwa keseluruhan prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalilnya berlaku universal dan dapat diterapkan melalui proses adopsi karena prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil tersebut tidak mengenal batas waktu dan tempat. Dimanapun, bilamanapun dan oleh siapapun diterapkan pasti mendatangkan hasil yang sama. Misalnya, jumlah sudut suatu segi tiga berjumlah 180 derajat.

Sebaliknya, ilmu-ilmu sosial memang juga mempunyai prinsip-prinsip, rumus-rumus dan dalil-dalil yang bersifat universal. Akan tetapi didalam penerapannya harus di sesuaikan dengan kondisi, tempat, waktu, dan manusia agar memberikan hasil yang diharapkan. Satu-satunya rumus yang sungguh-sungguh berlaku bagi ilmu-ilmu sosial ialah : Dalam ilmu-ilmu sosial satu-satunya kepastian adalah ketidakpastian. Memperhitungkan faktor keadaan, tempat, waktu, dan manusia dan ilmu Administrasi disebut memperhitungkan faktor-faktor ekologis ( lingkungan ).

Dengan demikian jelas sekali bahwa Administrasi disamping sebagai seni, juga sebagai ilmu. Hal ini diakui oleh  Siagian  di mana beliau mengemukakan sebagai berikut : “ Administrasi sekarang ini dikenal sebagai Artistic Science karena didalam penerapannya seninya masih tetap memegang peranan yang menentukan, sebaliknya seni Administrasi dikenal sebagai suatu Scientific Art, karena seni itu sudah didasarkan atas sekelompok prinsip-prinsip yang telah teruji kebenarannya “.

1.    Administrasi sebagai Bidang studi atau Disiplin Akademik

Perkembangan dewasa ini menunjukkan bahwa disiplin ilmu administrasi telah diajarkan dan sekaligus menjadi bidang studi dan kajian dalam Fakultas Ilmu Administrasi dengan spesialisasi administrasi negara dan administrasi niaga.

4.    Administrasi sebagai profesi

Hal ini dapat dijabarkan sebagai berikut :

1.    Profesi memiliki badan pengetahuan dan teori yang esoterik artinya tidak dimiliki oleh sembarang orang kecuali yang sudah pernah mendapatkannya

2.    Profesi merupakan suatu keahlian yang diperoleh melalui proses pendidikan formal yang ketat, melalui latihan dan pengalaman dalam praktek

3.    Profesi memiliki kode etik yang ketat yang mengatur hubungan antar anggota profesional dan anggota profesional dan pelanggan, konsumen atau klien

4.    Profesi mempunyai tanggung jawab dan dedikasi sosial dan institusional atau organisasional sesuai dengan kode etik

5.    Profesi memiliki perhimpunan yang mendapat pengakuan dari Pemerintah, masyarakat dan lingkungan

6.    Untuk memasuki profesi ditetapkan berdasarkan kriteria dan syarat-syarat tertentu

BAB IV

Hubungan Ilmu Administrasi dengan Ilmu-Ilmu lain

·         Administrasi dengan ilmu politik

Administrasi negara adalah salah satu bagian dari proses politik, dimana administrasi dalam pemerintahan berhubungan  dengan kehendak golongan atau partai politik dan dengan program-program politiknya, dan ikutu serta dalam menentukan metode bagaomana kebijaksanaan negara dapat terselenggarakan. Demikian juga proses politik suatu bangsa (Dimock&Koenig, 1960).

·         Administrasi dengan ilmu ekonomi

Antara ilmu administrasi dengan ilmu ekonomi juga memperlihatkan hubungan yang sangat erat, saling melengkapi dan bahkan saling tumpang tindih antara yang satu dengan yang lain. Keduanya memiliki kesamaan dalam hal efesiensi dan efektifitas. Administrasi bisa menjadi alat ekonomi untuk mencapai sasaran yang diinginkan, begitu juga sebaliknya, ekonomi bisa digunakan sebagai alay administrasi hingga tercapainya tujuan yang direncanakan.

·         Administrasi dengan Psikologi dan Psikologi Sosial

Pendekatan Psikologi sangat membantu perkembangan ilmu administrasi. Psikologi adalah ilmu yang mempelajari untuk mengukur, menerangkan dan kadang-kadang mengubah tingkah laku manusia. Administrasi sebagai proses kegiatan dan tindakan dalam kerja sama dari sekelompok orang dalam mencapai tujuan juga dipengaruhi oleh tingkah laku sosial. Sehingga, apabila organisasi ingin bekerja secara efektif, maka seorang administrstor harus mengetahui prilaku individu anggota organisasi atau bawahannya.

·         Administrasi dengan Sosiologi

Para ahli sosiologi telah memberikan sumbangan yang besar untuk perkembangan teori administrasi melalui studinya tentang perilaku kelompok dalam organisasi, khususnya organisasi informal dan kompleks. Dalam konsep administrasi dikenal adanya dinamika kelompok, teori organisasi formal, birokrasi, wewenang komunikasi, kekuasaan dan konflik yang semuanya merupakan input yang berharga dari konsep-konsep sosiologis.

·         Administrasi dengan Antropologi

Menyadari bahwa bagaimana kita berperilaku adalah suatu fungsi dalam kebudayaan kita dan hal ini merupakan sumbangan para ahli antropologi untuk bidang administrasi. Seperti yang kita ketahui sebelumnya, perbedaan prilaku seseorang , sistem penilaian yang bersifat individu akan mempengaruhi sikap dalam kerja.

·         Administrasi dengan Ilmu Hukum

Ilmu Hukum yang mempelajari norma-norma dan kaidah-kaidah hidup di dalam masyarakat memberi input yang besar dalam perkembangan studi dan administrasi. Kelangsungan hisup yang teratur dari administrasi akan tercipta apabila para anggotanya mentaati peraturan-peraturan organisasi. Perumusan peraturan itu diambil dari konsep-konsep hukum dan didasarkan pada perundang-undangan yang berlaku.

·         Administrasi dengan Ilmu-ilmu Eksak

Para ahli matematika dan statistik telah memperkaya teori administrasi, dengan memberikan alat pembantu untuk memperbaiki pembuatan keputusan. Keputusan yang diambil oleh para administrator harus tepat, praktis dan dapat dilaksanakan dan memerlukan data-data eksak, lengkap dan up-to-date serta tersusun secara sistematis yang dapat diperoleh melalui statistik.Menurut Dwight Waldo (1971), sesungguhnya hampir semua ilmu mempunyai kontribusi terhadap ilmu administrasi dan begitu pula sebaliknya.

BAB VI: ORGANISASI

·         PENGERTIAN ORGANISASI

Pengertian organisasi menurut berbagai para ahli antara lain disebutkan oleh:

1.    1.      Organisasi Menurut Stoner

Organisasi adalah suatu pola hubungan-hubungan yang melalui mana orang-orang di bawah pengarahan manajer mengejar tujuan bersama.

1.    2.      James D. Mooney (1974) 

Organisasi adalah bentuk setiap perserikatan manusia untuk mencapai tujuan bersama.

1.    3.      Ralp Currier Davis (1951)

Organisasi adalah sesuatu kelompok orang-orang yang sedang bekerja ke arah  tujuan bersama di bawah kepemimpinan.

1.    4.      Daniel E. Griffths (1959)

Organisasi adalah seluruh orang-orang yang melaksanakan fungsi-fungsi yang berbeda tetapi saling berhubungan dengan yang dikoordinasikan agar sebuah tugas dapat diselesaikan.

Dengan demikian diantara ketiga macam pandangan tentang pengertian organisasi, pandangan yang tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu sistem kerjasama, sistem hubungan, sistem sosial. Guna memudahkan penangkapan pengertian, dapatlah kiranya disusun suatu definisi organisasi secara sederhana dan dapat diterapkan dalam praktek sebagai berikut :

“ Organisasi adalah suatu sistem yang saling mempengaruhi antar orang dalam kelompok yang bekerja sama untuk mencapai tujuan tertentu “.

Dari definisi sederhana ini dapat ditemukan adanya berbagai faktor yang dapat menimbulkan organisasi, yaitu orang-orang, kerjasama, dan tujuan tertentu. Berbagai faktor tersebut tidak dapat saling lepas berdiri sendiri, melainkan saling kait merupakan suatu kebulatan. Maka dalam pengertian organisasi digunakan sebutan sistem yang berarti kebulatan dari berbagai faktor yang terikat oleh berbagai asas tertentu.

Pada dasarnya, organisasi itu ada karena organisasi mempersatukan sumber-sumber dan potensi individu-individu. Menurut Schemerhorn (1985), Organization exist because individuals are limited in their physical and mental capabilities.

Herbert G. Hicks (1979) mengemukakan beberapa alasan mengapa seseorang memasuki organisasi:

1.    Social Reasons (Alasan-alasan sosial)

2.    Material Reasons (Alasan-alasan materiil)

Menurut Sutarto (1983) pandangan tentang organisasi yang paling tepat adalah yang menganggap organisasi sebagai suatu sistem kerja sama, sistem hubungan, atau sistem sosial.

Menurut Sondang P. Siagian, hakikat organisasi dapat ditinjau dari dua sudut pandangan:

1.    Organisasi dapat dipandang sebagai wadah, yaitu tempat kegiatan-kegiatan administrasi dan manajemen dijalankan dan sifatnya adalah “relatif statis”

2.    Organisasi dapat dipandang sebagai proses, yaitu interaksi antara orang-orang yang menjadi anggota organisasi dan sifatnya “dinamis”.

Beberapa karakteristik untuk disebut sebagai organisasi:

1.    Kolektivitas sekelompok orang yang bekerja sama, atas dasar

2.    Proses interaksi hubungan kerja, berdasarkan

3.    Pembagian kerja, yang ditentukan oleh

4.    Otoritas yang tersusun secara hirarkis dalam

5.    Strukturisasi fungsi dan peranan, untuk mencapai

6.    Tujuan.

Herbert G. Hick (1972) menyebut dua jenis elemen untuk semua organisasi, yaitu core elements (elemen inti) dan working elements (elemen kerja). Elemen inti adalah orang-orang atau anggota organisasi yang berinteraksi membentuk organisasi. Sedangkan elemen kerja adalah yang membuat organisasi efektif atau tidak efektif yang terdiri dari:

1.    Sumber daya manusia (human resources) yaitu

a. Kemampuan mengerjakan

b. Kemampuan mempengaruhi.

1.    Sumber daya non manusia (non human resources), yaitu meliputi benda-benda ekonomi

2.    Kemampuan menggunakan sumber daya konseptual (conceptual resources) dari kelompok tertentu dari anggota kelompoknya seperti manajer-manajer dalam menjalankan fungsi-fungsi manajemen atau tugas-tugas manajerial.

Myers & Myers (1985) menyebut elemen dasar organisasi yang terdiri dari:

1.    Size atau ukuran

2.    Kebergantunga

3.    Keterbatasan dalam ruang dan waktu

4.    Input

5.    Aktivitas yang dikoordinasi

6.    Output

Joseph P. Harris & John J. Corson (1963) mengemukakan unsur-unsur (elements) dari setiap organisasi, baik di dalam organisasi pemerintahan maupun organisasi-organisasi perusahaan. Elemen-elemen tersebut adalah:

1.    Objectives (tujuan-tujuan)

2.    Specialization (spesialisasi)

3.    Hierarchy (tingkatan atau jenjang)

4.    Coordination (koordinasi)

5.    Authority (otoritas atau wewenang)

3 jenis tujuan organisasi, yaitu:

1.    Pelayanan (service)

2.    Keuntungan (profit)

3.    Tujuan sosial

Beberapa prinsip organisasi antara lain adalah sebagai berikut:

1.    Tujuan yang jelas

2.    Spesialisasi

3.    Koordinasi

4.    Wewenang

5.    Tanggung jawab

6.    Keseimbangan

7.    Delegasi

8.    Kesatuan komando

9.    Jenjang hirarki

10. Rentang control

Bentuk-bentuk organisasi:

1.    Organisasi lini atau garis : Otoritas mengalir dari puncak organisasi dilimpahkan kepada unit-unit organisasi di bawahnya dalam semua sector pekerjaan.

2.    Organisasi Lini dan Staf: Di samping otoritas berasal dari pimpinan puncak dan dilimpahkan kepada unit di bawah secara hirarkis dalam semua unit kerja, juga ada satuan unit organisasi yang membantu pimpinan dalam bidang tertentu tanpa ia ikut serta dalam otoritas lini.

3.    Organisasi Fungsional: Organisasi dimana otoritas pimpinan puncak didelegasikan kepada unit-unit organisasi hingga ke paling bawah dalam bidang pekerjaan tertentu dan masing-masing pimpinan unit mempunyai otoritas secara fungsional untuk memerintah semua pelaksana dari semua unit sepanjang berhubungan dengan pekerjaannya.

4.    Organisasi Lini-Fungsional: Memperlihatkan ciri organisasi lini dan organisasi fungsional.

5.    Organisasi Lini-Staf-Fungsional: Memperlihatkan ciri-ciri organisasi lini dan sifat serta organisasi fungsional.

            Pentingnya perumusan tujuan bagi organisasi telah lama disadari orang. pentingnya perumusan tujuan tersebut terutama karena :

1.    Tujuan untuk bertindak sebagai titik rujukan bagi usaha yang dilaksanakan organisasi.

2.    Tujuan diperlukan untuk mengkoordinasikan usaha.

3.    Organisasi yang berharap dapat berkembang dan bersaing dengan efektif harus segera terus menerus memperbaharui tujuannya.

4.    Tujuan organisasi merupakan tempat seluruh tindakan organisasi diarahkan.

5.    Tujuan merupakan prasyarat penetapan kebijaksanaan, strategi, prosedur, metode dan peraturan.

Karena tujuan itu amat penting dirumuskan, maka kita perlu memahami benar  sifat-sifat utama tujuan organisasi itu. Sifat tujuan organisasi yang utama diantaranya adalah :

1.    Tujuan organisasi berstruktur dalam suatu hierarki.

2.    Tujuan itu memperkuat tujuan perseorangan dan sebaliknya.

3.    Tujuan itu hendaknya berpadu dengan tujuan perseorangan.

d.     Tujuan yang lebih tinggi berisi tujuan-tujuan yang lebih bawah dan dapat dicapai dengan efektif hanya melalui kerjasama.

BAB VII: MANAJEMEN

PENGERTIAN MANAJEMEN

Manajemen berasal dari bahasa latin yaitu dari adal kata manus yang berarti tangan dan agere yang berarti melakukan. kata-kta itu digabung menjadi kata kerja managere yang berarti menangani, managere diterjemahkan kedalam bahasa inggris dalam bentuk kata kerja to manage untuk orang yang melakukan kegiatan manajemen akhinya management diterjemahkan kedalam bahasa Indonesia menjadi manajemen/ pengelolaan

·         DEFENISI MANAJEMAN MENURUT PARA AHLI

1.    Koontz and Donnel (1972) ” management is getting thing done through the efforts of other people” (manajemen adalah terlaksananya pekerjaan melalui orang-orang lain )

2.    Millet (1954) ” management is the process of directing and fasilitating the work of people organized informal group to achieve a desire goal” (manajemen adalah proses memimpin dan melancarkan pekerjaan dari orang-orang yang terorgasisir secara formal sebagai kelompok untuk memperoleh tujuan yang diinginkan

3.    Davis (1951) “management is the fuction of the executive leadership any where” ( manajemen adalah fungsi dari setiap kepemimpinan eksecutif dimanapun)

4.    Kimball and Kimball (1951)”management embraces all dities and function that pertain to the provicion of necessary is to operate and the selection of the principal office “( manajemen terdiri dari semua tugas dan fungsi yang meliputi penyusunan sebuah perusahaan, pembiayaan, penetapan garis-garis besar kebijaksanaa,penyediaan semua peralatan yang diperlukan dan penyusunan kerangka organisasi serta pemilihan para pejabat terasnya.

Sehingga dapat disimpulkan bahwa manajemen mutlak diperlukan dalam setiap bidang kegiatan usaha yang melibatkan 2 orang atau lebih untuk mencapai tujuan tertentu dengan melalui kerja sama serta dengan memanfaatkan sumber-sumber lain.

·         UNSUR-UNSUR MANAJEMEN

Unsur manajemen adalah sesuatu yang menjadi bagian mutlak sebagai pembentuk manajemen banyak yang mengemukakan bahwa unsur manajemen seperti yang dikemukakan oleh G.R Terry dengan istilah the six M’S in management (6M didalam manajemen), yaitu man, money, materials, market, and methods.

Sesuai dengan pengertian manajemen y aitu suatu kegiatan usaha kearah pencapaian tujuan tertentu dengan melalui kerja sama orang lain serta denga pemanfaatan sumber-sumber lain yang tersedia maka unsur-unsur manajemen meliputi :

1.    Manusia (manusia pemimpin,manusia pelaksana,dan atau manusia objek pelaksana

2.    Tujuan yang hendak divapai sebagai pemegangan titik pengarahan

3.    Wadah yakni badan /organisasasi sebagaai tempat orang-orang melakukan kerja sama

4.    Alat atau sarana mencapai tujuan

5.    Kegiatan /aktivitas seperti perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dsb

·         HUBUNGAN ADMINISTRASI DAN MANAJEMEN

Hubungan administrasi dan manajemen adalah

1.    Dalam penerapan adminstrasi dan manajemen tidak dapat dipisahkan hanya kegiatannya yang dapat dibedakan

2.    Adminmistrasi bersifat konsep menentukan tujuan dan kebijaksanaan umum secara menyeluruh sedangkan manajemen sebagai subkonsep yang bertugas melaksanakan semua kegiatan untuk mencapai tujuan dan kebijaksanaan yang sudah tertentu pada tingkat administrasi

3.    Administrasi lebih luas dari pada manajemen karena manajemen sebagai salah satu unsurt dan merupakan inti dari administrasi sebagai pelaksana yang bersifar operasional melainkan mengatur tindakan -tindakan pelaksanaan oleh sekelompok orang yang disebut “bawahan” jadi dengan manajemen administrasi akan mencapai tujuannya

·         INTI MANAJEMEN

Inti manajemen menurut para ahli adalah sbb

1.    Dimork dan Koening (1960) “leadership is the key to management (kepemimpinan adalah inti dari manajemen)

2.    Siagian (1981) mengemukakan ” kepemimpinan merupakan motor penggerak dari semua sumber-sember dan alat-alat (resoures)yang mendisahkan sebuah buah -buahan yang dikulitnya diumpamakan dengan admnistrasi, dagingnya diumpamakan dengan manajemen dan bijinya adalah kepemimpinan maksudnya sama halnya dengan manajemen maka yang pertama tama disoroti adalah kulitnya bagian luar “administrasi ” kemudian intinya yaitu manajemen selanjutnya bertemu denga inti dari manajemen disebut denga kepemimpinan (leadership) maka baik tidaknya buah itu nantisangat bergantung pada kwalitas bijinya kaitannya dengan manajemen baik tidaknya manajemen bergantung pada baik tidaknya kepemimpinan.

·         EFISIENSI SEBAGAI FAKTOR KUNCI KEGIATAN MANAJEMEN

Miftah thoha dalam aneka sari ilmu administrasi (1980 : P A28) bahwa dimanapun administrasi itu dijalankan maka erja haruslah merupakan dasar pertimbangan untuk melakukan segala kegiatan dalam rangka menapai tujuan organisasinya
Luther Gullick (1957 : P 191 -192) berpendapat bahwa dalam pengetahuan administrasi masalah yang menjadi intinya adalah efisien tujuan pokok dari ilmu administrasi didalam pelaksanaan pekerjaan yang ada dengan pembiayaan minimal untuk tenaga kerja dan barang-baragn
kesimpulan dari kedua pendapat tesebut bahwa tidak ada artinya suatu pembangunana negara kalau administrasinya hanya merupakan sumber / akibat utang bertumpuk sehingga administras dalan hai ini mempunyai tujuan atau motif tak lain dan tak bukan hanyalah tercapainya tujuan secara efisien the liang ge berpendapat bahwa efisiensi sebagai perbandingan terbaik antara sesuatu usaha dengan hasilnya perbandingan ini dapat dilihat dari 2 segi yaitu segi hasil dan segi usaha

ü  dilihat dari segi hasil suatu usaha dapat dikataka efisien kaau usaha itu memberikan hasil yang terbaik

ü  dilihat dari segi usaha suatu usaha dapat dikatakan efesien kaau sesuatu hasil yang dikehendaki dapat tercapai dengan usaha yang teringan. teringan dalam hubungannya dengan pemakaian waktu benda atau ruang yang digunakan untuk melakukan usaha

PROSES MANAJEMEN

Proses manajemen adalah suatu kegiatan yang terus menerus tetapi sistematis tidak sembarangan atau asal saja melainka secara teratur dalam keraturan yang terus menerus itu manajemen tidak tanpa tujuan melainkan ada tujuan yang adakan dicapai tetapi meskipun tujuan telah tercapai tidak berarti kegaitan berhenti karena dalam dinamika manajemen suatu tujuan yang telah dicapai disusul atau dilanjutkan dengan tujuan berikutnya
manajemen sebagai suatu proses, banyak tugas atau fungsi yang fundamarntal fungsi fundamental ini oleh beberpa ahli brlainan pendapat tetapi pada hakikatnya yang jadi klasifikasi pokok yaitu perencanaan, pengorganisasian, penggerakan dan pengawasan berhubungan dengan pencapaian tujuan melalui kerja sama orang lain titik beratnya ada usaha pemanfaatan orang-orang yang berarti ia yang melakukan perfomencenya akan tetapi melalui sumber-sumber yang tersedi untuk itu sebagai sarana dan prasaran usaha kerja sama untuk mencapai tujuan tersebut yang dimaksud sumber-sumber yang tersedia ialah segenap potensi yang dapai dimanfaatkan dalam rangka penyelesaian pekerjaan – pekrjaan usaha kerja sama yang bersangkutan

Administrasi dan manajemen merupakan hal yang universal dalam setiap dinamika kerja sama manusia organisasional, baik dalam dunia kegiatan yang bersifat public maupun privat atau dunia bisnis modern.

Pengertian manajemen mengandung berbagai aspek dan karakteristik.

1.    Manajemen sebagai proses

2.    Manajemen sebagai suatu fungsi

3.    Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang

4.    Manajemen sebagai suatu sistem

5.    Manajemen sebagai ilmu

6.    Manajemen sebagai seni

7.    Manajemen sebagai suatu profesi.

Pelaku manajemen disebut dengan manajer. Apa yang dikerjakan manajer dapat dikemukakan sebagai berikut (James A.F. Stoner, 1982)

1.    Manajer bekerja dengan dan melalui orang lain

2.    Manajer bertanggung jawab dan mempertanggungjawabkan atas suksesnya organisasi mencapai tujuan

3.    Manajer menyeimbangkan persaingan sasaran dan perangkat prioritas.

4.    Manajer harus berpikir analitikal dan konseptual

5.    Manajer adalah mediator atau perantara

6.    Manajer adalah politisi

7.    Manajer adalah diplomat

James A.F. Stoner (1982) mengklasifikasi tingkat-tingkat manajemen atau yang disebut juga “tipe-tipe manajer” berdasarkan:

1.    By their level in organization

2.    By their range of organizational activities for which they are responsible.

Berdasarkan luasnya aktivitas-aktivitas organisasional sesuai dengan pertanggungjawabannya, maka klasifikasi manajer terdiri atas:

1.    Manajer fungsional: bertanggung jawab untuk hanya satu aktivitas organisasional.

2.    Manajer umum: mengawasi satu unit yang kompleks.

Berdasarkan tingkatan dalam organisasi, maka tingkat manajemen dapat dibedakan atas:

1.    Top management

2.    Middle management

3.    Lower management

Adakalanya tingkat manajemen diklasifikasi atas:

1.    Manajemen puncak

2.    Manajemen puncak-menengah

3.    Manajemen menengah

4.    Manajemen menengah operasional

5.    Manajemen operasional

Dalam melakukan tugas-tugas atau fungsi-fungsi manajerial, maka administrator atau manajer dituntut untuk memiliki keterampilan yang disebut keterampilan manajerial.

Robert L. Katz, sebagaimana dikutip oleh James A.F. Stoner (1986), menentukan tiga jenis dasar keterampilan. Yaitu:

1.    Keterampilan teknik: kemampuan yang berhubungan erat dengan penggunaan alat-alat, prosedur-prosedur, metode-metode dan teknik-teknik dalam suatu aktivitas manajemen dengan benar dan tepat.

2.    Keterampilan manusiawi: kemampuan untuk menciptakan dan membina hubungan baik.

3.    Keterampilan konseptual: kemampuan mental untuk mengkoordinasi dan memadukan semua kepentingan dan kegiatan organisasi.

Kuantitas dan kualitas pentingnya tiap keterampilan bergantung pada tingkatannya dalam organisasi.

Pengembangan kemampuan manajerial di Indonesia tergolong lambat. Hal ini dikarenakan adanya beberapa kendala. Seperti kendala psikologis, historis, sistem pendidikan dan administratif.

Sumber daya manajemen terdiri atas:

1.    Manusia

2.    Sumber daya materiil

3.    Metode-metode

Untuk prinsip-prinsip manajemen, Fayol mengemukakan empat belas prinsip. Yaitu:

1.    Decision of work

2.    Authority and responsibility

3.    Discipline

4.    Unity of command

5.    Unity of direction

6.    Subordination of individual to general interest

7.    Ramuneration

8.    Centralization

9.    Scalar chain atau hierarchy

10. Order

11. Equity

12. Stability of tenure

13. Initiative

14. Esprit de cops

BAB VIII: FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Louis A. Allen : Leading, Planning, Organizing, Controlling.

Prajudi Atmosudirdjo : Planning, Organizing, Directing, atau Actuating and Controlling.

John Robert B., Ph.D : Planning, Organizing, Command -ing, and Controlling.

Henry Fayol : Planning, Organizing, Commanding, Coordinating, Controlling.

Luther Gullich : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating, Repor-ting, Budgeting.

Koontz dan O’Donnel : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

William H. Newman : Planning, Organizing, Assem-bling, Resources, Directing, Controlling.

Dr. S.P. Siagian., M.P.A : Planning, Organizing, motivating and Controlling.

William Spriegel : Planning, organizing, Controlling

Lyndak F. Urwick : Forecasting, Planning Orga-nizing, Commanding, Coordina-ting, Controlling.

Dr. Winardi, S.E : Planning, Organizing, Coordi-nating, Actuating, Leading, Co-mmunication,

Controlling

The Liang Gie : Planning, Decision making, Directing, Coordinating, Control-ling, Improving.

James A.F.Stoner : Planning, Organizing, Leading, and Controlling.

George R. Terry : Planning, Organizing, Staffing, Motivating, and Controlling.

Dari beberapa pendapat para penulis di atas dapat dikombinasikan, fungsi-fungsi manajemen adalah

sebagai berikut:

Planning

Berbagai batasan tentang planning dari yang sangat sederhana sampai dengan yang sangat rumit.

Misalnya yang sederhana saja merumuskan bahwa perencanaan adalah penentuan serangkaian tindakan

untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Pembatasan yang terakhir merumuskan perencaan

merupakan penetapan jawaban kepada enam pertanyaan berikut :

1. Tindakan apa yang harus dikerjakan ?

2. Apakah sebabnya tindakan itu harus dikerjakan ?

3. Di manakah tindakan itu harus dikerjakan ?

4. kapankah tindakan itu harus dikerjakan ?

5. Siapakah yang akan mengerjakan tindakan itu ?

6. Bagaimanakah caranya melaksanakan tindakan itu ?

Menurut Stoner Planning adalah proses menetapkan sasaran dan tindakan yang perlu untuk mencapai

sasaran tadi.

Organizing

Organizing (organisasi) adalah dua orang atau lebih yang bekerja sama dalam cara yang terstruktur

untuk mencapai sasaran spesifik atau sejumlah sasaran.

Leading

Pekerjaan leading meliputi lima kegiatan yaitu :

• Mengambil keputusan

• Mengadakan komunikasi agar ada saling pengertian antara manajer dan bawahan.

• Memeberi semangat, inspirasi, dan dorongan kepada bawahan supaya mereka bertindak.

Memeilih orang-orang yang menjadi anggota kelompoknya, serta memperbaiki pengetahuan

dan sikap-sikap bawahan agar mereka terampil dalam usaha mencapai tujuan yang ditetapkan.

Directing/Commanding

Directing atau Commanding adalah fungsi manajemen yang berhubungan dengan usaha memberi

bimbingan, saran, perintah-perintah atau instruksi kepada bawahan dalam melaksanakan tugas masingmasing,

agar tugas dapat dilaksanakan dengan baik dan benar-benar tertuju pada tujuan yang telah

ditetapkan semula.

Motivating

Motivating atau pemotivasian kegiatan merupakan salah satu fungsi manajemen berupa pemberian

inspirasi, semangat dan dorongan kepada bawahan, agar bawahan melakukan kegiatan secara suka rela

sesuai apa yang diinginkan oleh atasan.

Coordinating

Coordinating atau pengkoordinasian merupakan salah satu fungsi manajemen untuk melakukan

berbagai kegiatan agar tidak terjadi kekacauan, percekcokan, kekosongan kegiatan, dengan jalan

menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama

yang terarahdalam upaya mencapai tujuan organisasi.

Controlling

Controlling atau pengawasan, sering juga disebut pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen

yang berupa mengadakan penilaian, bila perlu mengadakan koreksi sehingga apa yang dilakukan

bawahan dapat diarahkan ke jalan yang benar dengan maksud dengan tujuan yang telah digariskan

semula.

Reporting

Adalah salah satu fungsi manajemen berupa penyampaian perkembangan atau hasil kegiatan atau

pemberian keterangan mengenai segala hal yang bertalian dengan tugas dan fungsi-fungsi kepada

pejabat yang lebih tinggi.

Staffing

Staffing merupakan salah satu fungsi manajemen berupa penyusunan personalia pada suatu organisasi

sejak dari merekrut tenaga kerja, pengembangannya sampai dengan usaha agar setiap tenaga memberi

daya guna maksimal kepada organisasi.

Forecasting

Forecasting adalah meramalkan, memproyrksikan, atau mengadakan taksiran terhadap berbagai

kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rancana yang lebih pasti dapat dilakukan.

Pengorganisasian adalah pembagian pekerjaan yang direncanakan untuk diselesaikan oleh anggota kelompok pekerjaan, penentuan hubungan-hubungan pekerjaan di antara mereka dan pemberian lingkungan pekerjaan yang sepatutnya (George R. Terry, 1977)

Fungsi pengorganisasian dalam manajemen penting sebab:

a)      Mewujudkan struktur organisasi

b)      Uraian tugas dari setiap bidang atau bagian dalam organisasi menjadi jelas

c)      Wewenang dan tanggung jawab menjadi jelas

d)     Memperlihatkan antartugas atau pekerjaan dari setiap unit organisasi

e)      Sumber daya manusia dan materiil yang dibutuhkan dapat diketahui.

Untuk memperoleh hasil pengorganisasian yang baik, perlu diperhatikan langkah-langkah berikut:

1.    Mengetahui tujuan

2.    Membagi habis pekerjaan dalam unit organisasi

3.    Menggolongkan kegiatan ke dalam unit yang operasional atau praktis

4.    Menentukan wewenang dan tanggung jawab

5.    Menentukan atau menyediakan sarana dan prasarana yang diperlukan

6.    Memilih menempatkan dan menugaskan personil sesuai dengan keterampilan manajerial yang dimiliki

7.    Mendelegasikan wewenang.

Dalam organisasi terdapat tiga jenis wewenang, yaitu:

1.    Wewenang lini (line authority): dinyatakan oleh jalur perintah dari manajemen puncak ke manajemen bawah.

2.    Wewenang staf (staff authority): berfungsi untuk menyediakan atau memberikan pelayanan, saran, dan nasihat pada lini. Wewenang staf dapat dibagi atas dua bagian besar. Yaitu:

a)         Staf spesialis yang terdiri dari staf penasihat, pelayanan, pengawasan, dan fungsional

b)        Staf pribadi yang terdiri dari staf pembantu dan staf umum

1.    Wewenang fungsional (functional authority): hak untuk mengendalikan kegiatan departemen atau unit lain dalam hubungannya dengan tanggung jawab staf yang khusus.

Bentuk struktur organisasi dapat diklasifikasi atas bentuk:

1.    Struktur organisasi lini

2.    Struktur organisasi staf

3.    Struktur organisasi fungsional

4.    Struktur organisasi lini-staf

5.    Struktur organisasi lini-fungsional

6.    Struktur organisasi lini-staf-fungsional

Pengawasan merupakan fungsi manajemen yang juga mempunyai hubungan yang erat dengan fungsi-fungsi manajemen lainnya. Terutama dengan fungsi perencanaan.

Pengawasan ditujukan agar kegiatan-kegiatan untuk merealisasikan tujuan serta efektivitas pendayagunaan sumber-sumber tidak menyimpang dari rencana.

Proses pengawasan pada garis besarnya mengandung langkah-langkah kegiatan sebagai berikut:

1.    Menentukan objek-objek yang akan diawasi

2.    Menetapkan standar sebagai alat ukur pengawasan atau yang menggambarkan pekerjaan yang dikehendaki

3.    Menentukan prosedur, waktu dan teknik yang dipergunakan

4.    Mengukur hasil kerja yang dilaksanakan

5.    Membandingkan antara hasil kerja dengan standar untuk mengetahui apakah ada perbedaan

6.    Melakukan tindakan-tindakan perbaikan terhadap suatu penyimpangan-penyimpangan yang berarti.

Kegiatan pengawasan hanya mempunyai arti yang kecil kecuali jika diambil tindakan koreksi.

Ada dua tipe tindakan korektif. Yaitu:

1.    Tindakan korektif segera (Immediate corrective action): tindakan koreksi terhadap berbagai hal yang masih merupakan gejala-gejala.

2.    Tindakan korektif mendasar (basic corrective action): tindakan koreksi terhadap penyimpangan-penyimpangan yang terjadi atau kasus-kasus.

Prinsip-prinsip pengawasan:

1.    Pengawasan harus berlangsung terus menerus bersamaan dengan pelaksanaan kegiatan atau pekerjaan

2.    Pengawasan harus menemukan, menilai dan menganalisis data tentang pelaksanaan pekerjaan secara objektif

3.    Pengawasan bukan semata-mata untuk mencari kesalahan tetapi juga mencari atau menemukan kelemahan dalam pelaksanaan pekerjaan

4.    Pengawasan harus memberi bimbingan dan mengarahkan untuk mempermudah pelaksanaan pekerjaan dalam pencapaian tujuan

5.    Pengawasan tidak menghambat pelaksanaan pekerjaan tetapi harus menciptakan efisiensi (hasil guna)

6.    Pengawasan harus fleksibel

7.    Pengawasan harus berorientasi pada rencana dan tujuan yang telah ditetapkan

8.    Pengawasan dilakukan terutama pada tempat-tempat strategis atau kegiatan-kegiatan yang sangat menentukan atau control by exception

9.    Pengawasan harus membawa dan mempermudah melakukan tindakan perbaikan (corrective action)

Tujuan fungsi kontrol antara lain adalah:

1.    Mencegah terjadinya penyimpangan pencapaian tujuan yang telah direncanakan

2.    Agar proses kerja sesuai dengan prosedur yang telah digariskan atau ditetapkan

3.    Mencegah dan menghilangkan hambatan dan kesulitan yang akan, sedang atau mungkin terjadi dalam pelaksanaan kegiatan

4.    Mencegah penyimpangan penggunaan sumber daya

5.    Mencegah penyalahgunaan otoritas dan kedudukan.